دفتر اسناد رسمی

1 )) دفتر اسناد رسمی ( یا دفترخانه یا محضر ) نهاد مدنی^[۱] وابسته به قوّه ی قضائی ایران برای تنظیم و ثبت رسمی اسناد است که به گونه ی جداگانه و بدون وابستگی مالی به حاکمیّت سیاسی ، اداره می‌شود . دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیّت و شهروندان است ، مهم ترین کار این نهاد ، فراهم کردن و تضمین امنیّت حقوقی و اقتصادی جامعه‌است . سردفتر در رأس این نهاد ، شخصاً دارای مسؤولیّتی جداگانه از دولت و قوای حاکم بوده و با تنظیم دقیق اسناد ، نقش حساسی در جلوگیری از رخدادن نزاع های بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری دارد . کمک به فراهم کردن بهداشت حقوقی جامعه ، از راه تثبیت مالکیّت شهروندان بر دارایی های خود و رسمیّت بخشیدن به عقود و پیمان ها و دریافت برخی درآمدهای دولت از دیگر کارهای این نهاد است .
از آغاز پایه گذاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنّتی و کهن اداری و مدیریّتی آن که در عین حال در گونه ی خود ، پیشرفته بوده ، بخشی از وظایف اجرائی بر عهده ی نهادهای کارشناسی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق ، واگذار شده‌است. دفاتر اسناد رسمی ، بخش شایان توجّهی از عرضه ی خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمن انجام امور مزبور ، کار مشاوره ی رایگان و خدمات معاضدت قضائی جامعه را نیز انجام می‌دهند ، واگذاری بخشی از امور حاکمیّتی دربردارنده ی ثبت نقل و انتقالات و پیمان ها توسّط قوّه ی قضائی به بخش خصوصی کارشناس ، افزون بر بالا بردن دقّت در تنظیم اسناد و سلب مسؤولیّت حاکمیّت در این زمینه ، بخش مهمّی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران زیان های ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی ، رهنمون نموده‌است . روز ۶ دی ، از سوی فعّالان این حوزه به نام روز دفاتر اسناد رسمی ، نامگذاری شده است .

2 )) دفترخانه های اسناد رسمی ، یکی از مهم ترین بخش های زیرمجموعه ی قوّه ی قضائی هستند که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی ، انجام گواهی امضا و برابر با اصل ، در دوره ی پهلوی یکم ، پایه گذاری شدند . رئیس دفترخانه را سردفتر ؛ دست یار آن را دفتریار و کارمندان دیگر را ثبّات ، مسؤول امور رایانه و مسؤول امور پشتیبانی و خدمات مینامند . البتّه از دهم شهریور ماه امسال با حذف دفاتر سنّتی ثبت سند از سامانه ی دفترخانه ها و تبدیل آن ها به دفاتر الکترونیکی ، جایگاه کارمندی به نام ثبآت نیز حذف شده است . هم چنین برخی دفترخانه ها ، دارای دفتریار دوم و برخی نیز دارای دو یا سه کارمند مسؤول امور رایانه ای میباشند که این امر ، بستگی به اندازه ی کار دفاتر دارد . هم چنین زمزمه هایی ، شنیده منیشود مبنی بر حذف جایگاه دفتریار از سامانه ی دفاتر اسناد رسمی .

  یکی از مهم ترین وظایف سردفتر ، احراز هویّت اصحاب سند و احراز مالکیّت آن ها ، نسبت به مورد معامله میباشد .

3 )) برای برگزیده شدن به جایگاه سردفتری اسناد رسمی ، شرایط زیر ، لازم هستند :

1 ـ 3 ـ کمینه 25 سال سن

2 ـ 3 ـ کمینه کارشناسی رشته ی حقوق یا رشته ی فقه و مبانی حقوق

3 ـ 3 ـ پذیرش در آزمون های نوشتاری و زبانی ( کتبی و شفائی ) که از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، برگزار میشود .

4 )) مکان دفترخانه ، باید کمینه 50 متر مربّع باشد . در این مکان ، اتاقی برای سردفتر ؛ اتاقی برای بایگانی اسناد که یکی از مهم ترین بخش های دفترخانه هست و جایی برای مراجعین و کارمندان در نظر گرفته میشود .

5 )) دفتراسناد رسمی ، مکانیست که با نهادهای دولتی و حکومتی چندی در پیوند هست ؛ از جمله ادارات ثبت اسناد و املاک ؛ ادارات دارایی و امور مالیاتی ؛ ادارات بیمه ؛ ادارات کار ؛ شهرداری ها ؛ بانک های دولتی و خصوصی ؛ حتّی برخی از این نهادها ، حقّ بازرسی از اسناد و دیگر امور دفترخانه را دارند همانند ادارات ثبت ، دارایی و بیمه .

6 )) سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی ، دارای مسؤولیّت های انتظامی ، کیفری و حقوقی بسیاری نیز هستند و این امر ، نشان دهنده ی حسّاسیّت بالای شغلی آن ها در تنظیم و ثبت اسناد میباشد .

7 )) برخی از اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ، تنظیم میشوند ، عبارتند از :

اسناد قطعی که بر دو گونه ی قطعی منقول ( نسبت به خودروهای سواری و باری ؛ تاکسی ؛ دستگاه آلات کشاورزی ؛ مسافربری ) و غیرمنقول ( نسبت به منزل مسکونی ، زمین کشاورزی ، زمین بایر ، مغازه ها و جز آن ها ) هستند .

اسناد رهنی ( برای دریافت وام از بانک ها یا اشخاص )

اسناد تعهّد

اسناد وقفی

اسناد اقرار

اسناد وکالت اعم از وکالت های کاری و یا فروش

نمونه ای از سند با طرّاحی سامانه ی جدید

نمونه ای از سند با طرّاحی قدیمی

  8 )) قوانینی که بیش ترین اهمّیّت را در کار دفترخانه ها دارند ، عبارتند از : قانون ثبت ؛ قانون مدنی ؛ قانون ذفترخانه های اسناد رسمی و آیین نامه های آن ها

9 )) یکی از مهم ترین مشکلات کار در دفترخانه های اسناد رسمی ، استرس سختیست که ناشی از انجام کار و تنظیم اسناد میباشد . هم چنین هزینه های سنگین اداره ی دفترخانه از جمله اجاره ی محل ، حقوق و بیمه ی کارمندان ، استهلاک ، مالیات و جریمه های نقدی احتمالی ناشی از اشتباهات پیش آمده در کار نیز از دیگر مشکلات این پیشه میباشد .

10 )) امروزه ، یکی از مهم ترین مراحل تنظیم سند ، دریافت اثر انگشت از اصحاب سند میباشد که توسّط دستگاهی به نام پد اثر انگشت ، انجام میشود .

  11 )) نام نهاد صنفی سردفتران و دفتریاران ، کانون سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی و در شهرهای کوچک تر ، جامعه ی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی میباشد .

مهر فشاری دفترخانه که یکی از مهم ترین ابزار سردفتر است .